Edición Nº 500 22 de September
Lo que pasó en Tiempo de Seguros
Fabricio Mattana Besozzi
Ingeniero en Organización de Empresas

El pasado sábado comenzamos nuestra emisión analizando los cambios en el negocio y el entorno y de qué manera podemos ser más efectivos en los proyectos y en el logro de los objetivos propuestos, para lo cual conversando con Fabricio Mattana Besozzi, Ingeniero en Organización de Empresas.

TdS: Fabricio, estás dictando en la Escuela de Capacitación de la AACS un curso que se llama Herramientas para la Gestión Cotidiana. Contanos de qué se trata el curso.

FMB: Es un taller que lo hemos dividido en tres capítulos y cada uno de los días vamos a tratar en particular una temática; son temáticas bien prácticas, de uso cotidiano. Para resumirles un poquito el criterio con el cual nosotros trabajamos, en el mercado de seguros, que es un mercado maduro, donde la gente en general hace mucho tiempo que trabaja y tiene conocimientos técnicos muy profundos, lo que termina marcando una diferencia es la forma en la cual uno gestiona la operación, o sea la forma en la cual uno lleva el día a día, se complementa con el resto de los colaboradores de su equipo de trabajo, cómo lleva adelante las relaciones, con pares, con otras compañías, obviamente con sus propios clientes también y el taller apunta a desarrollar o profundizar en el desarrollo de ese tipo de conocimientos, que muchas veces nos olvidamos que van evolucionando con el tiempo…así como hay aspectos bien técnicos del seguro que requieren que uno esté permanentemente actualizado, en este caso estamos hablando de aspectos relativos a la gestión de la operación, con los cuales también conviene estar actualizado.

TdS: Queremos enfocar esto un poco en la actividad del productor de seguros, más allá de que tal vez el curso está orientado también a empleados de compañía y empleados de brokers. El productor de seguros es autónomo, a veces le cuesta trabajar en equipo, también le cuesta manejar el tiempo, y creo que ustedes abordan este tipo de cuestiones en este taller.

FMB: Es correcto. Nosotros vamos a trabajar tres temas en particular, de un sinnúmero de temas gigantescos. Imagínense que la gestión de los negocios y la gestión corporativa tiene un montón de capítulos escritos a lo largo de la historia, pero nosotros en este primer taller vamos a abordar sólo tres: Por un lado, el manejo de la agenda, tanto de la agenda propia como la agenda del equipo de trabajo, que no necesariamente son empleados, si no gente con la que colaboramos habitualmente, con la que tenemos que compartir objetivos y acordar en determinadas situaciones. Por otro lado, abordamos el tema de comunicación; aquí te diría que hay dos puntos fuertes, por un lado los errores que habitualmente cometemos en el abuso de la tecnología, que nos hacen perder mucho tiempo y foco.  

TdS: Citanos uno por ejemplo.

FMB: Por ejemplo utilizar el WhatsApp, que es un mensajito efímero, para algo que en realidad tendría que estar escrito concretamente y de alguna manera formalizado a través de un documento que quede registrado.

TdS: Sí, ahí tenemos entonces la tecnología como un efecto distorsivo de la tarea diaria.

FMB: Exactamente. Obviamente, acelera la velocidad a la cual podemos lograr determinadas cosas, pero en el camino nos olvidamos que deja algunos flancos abiertos que hay que cuidar.

TdS: Fantástico, mencionaste el tema entonces de lo que tenía que ver con el manejo de la agenda, el manejo de la tecnología y quedaba uno más.

FMB: Así es. El tercer punto es relativo a cómo se administran los proyectos. Nuestro enfoque está orientado a los proyectos que son para transformar y para evolucionar. Como les decía, en un negocio maduro, como es el de los seguros, las compañías de seguros hoy día se enfrentan a dos desafíos importantes: uno relativo a la incorporación de nuevas metodologías de trabajo, nuevas tecnologías y demás, que muchas veces le resulta difícil porque vienen de una historia de un negocio relativamente estable; algo a lo que se tienen que adaptar, con la complicación adicional de que el proceso se viene acelerando, con lo cual la forma en la cual uno trata a esos proyectos de incorporación de nueva tecnología o de nuevos métodos de trabajo, hacen que uno esté al día o esté llegando siempre tarde.

Pero por otro lado tienen otro desafío más importante, no lo vamos a tratar completamente esta vez, lo vamos a esbozar solamente, que es el caso de la innovación; hoy día las empresas que han nacido en los últimos cinco a diez años ya nacieron con innovación en su ADN. En el caso particular de las compañías de seguros que vienen en general de larga data, no tienen en su ADN los proyectos transformacionales, y es una habilidad que conviene ir incorporando si uno quiere mantenerse en la punta del negocio.

TdS: Y todo esto seguramente va a afectar la actividad del día a día del productor. AL respecto la agenda del productor genera muchas veces frustración, porque creamos una agenda ideal y luego nos cuesta muchos realizarla y ejecutarla. Nos gustaría que anticipando un poco el taller de ustedes nos des algún tip, por ejemplo de qué manera manejar la agenda, para no sentir esa frustración de que anotamos diez cosas e hicimos media.

FMB: Es un buen punto ese, que en particular lo vamos a tratar. Déjenme poner un poquito más de contexto: en los negocios, prácticamente nosotros llevamos siempre todo a cifras en pesos o en dólares, es decir la mayoría de los negocios se manejan con cifras en pesos y en dólares.

Una de las pocas cosas que no podemos traducir a pesos o a dólares es el tiempo perdido; el tiempo, una vez que transcurrió, no lo recuperás más. La oportunidad y el momento concreto en el cual se tendría que haber producido algún evento y no se produjo, en general termina siendo una oportunidad irreproducible. Entonces nuestro enfoque con respecto al manejo de la agenda está orientado a cómo prepararse, cómo estar preparado para, por un lado no tener esas pérdidas de tiempo que implican que este tiempo no lo voy a recuperar ni poniendo plata, y por otro lado que no se me pasen de largo oportunidades que tenía como posibilidad y no la pude hacer madurar.

TdS: Interesante revisar un poco estos conceptos. Te llevamos a otro punto, que también resulta bastante frustrante: tenemos algunas iniciativas, las ponemos por escrito, hicimos un plan detallado, pero luego -de nuevo- el tiempo las altera y hace que no le podamos hacer un seguimiento adecuado. Finalmente nada resulta como uno esperaba… ¿Qué hacemos para ordenar esas iniciativas, que a veces son germinalmente muy buenas para nuestro negocio pero no las podemos concretizar en el tiempo?

FMB: Ahí ya estamos volviendo al tema de proyectos, donde también algo que hemos visto habitualmente en las organizaciones es que funcionan muy bien con los procedimientos y los procesos que tienen establecidos para su operación habitual, pero tienen escasos recursos o escasos conocimientos con respecto a cómo manejar los proyectos que requieren una dinámica completamente distinta de la operatoria diaria.

Si uno no entiende o no conoce esas diferencias, y no maneja los proyectos como proyectos, y la operación del día a día como operación del día a día, como dos cosas que claramente requieran conocimientos, habilidades y, además -volviendo al tema anterior-, un manejo de agenda totalmente distinto, empezás con la confusión y empezás con esto de que la agenda de la operación se lleva puesta la agenda de proyectos, y entonces los proyectos no terminan avanzando nunca.

TdS: Sí, siempre son postergados. ¿En la experiencia de ustedes, han resultado beneficiosos los talleres para los asistentes en cuanto a que han podido luego aplicar estos conceptos y les ha sido provechoso?

FMB: Sin ninguna duda. Tanto en el trabajo profundo que hacemos de forma directa con algunas empresas con las que hemos estado trabajando, donde esto se trata de forma generalizada dentro de la organización, y entonces comienza a ser un hábito dentro de la organización, y comienza a ser una forma compartida de hacer las cosas, con la cual estamos todos de acuerdo, más allá de esos casos donde hay una transformación más profunda; aún en los casos donde individuos que forman parte de una organización, participan individualmente en estos cursos, encuentran un aprovechamiento en lo que hacemos, primero porque empiezan a distinguir las problemáticas, y entonces empezás a dejar de echarte la culpa acerca de cosas que de todas formas no ibas a poder resolver. Empezás a encontrar la punta del ovillo con respecto a por dónde habría que encarar el tema para resolverlo.

Obviamente si en una organización donde trabajan 200 personas participan en el curso una o dos nada más, la masa crítica de conocimiento va a ser muy pequeña.

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